Sør-Varanger kommune har et sentralt postmottak som håndterer og registrerer all post inn til kommunen. De aller meste av dette kommer inn elektronisk via forskjellige mottakersystem som betjenes av arkivtjenesten. 

Dersom det alikevel skulle komme fysisk post til ytre enheter i Sør-Varanger kommune skal disse journalføres. Om enheten ikke har mulighet til å selv registrere og digitalisere henvendelsene skal disse leveres til arkivtjenesten via interpost for videre oppfølgning. 

På lik linje med saksbehandlere på rådhuset har også saksbehandlere i ytre virksomheter plikt til å registrere/journalføre alle sine mottatte dokumenter, egenproduserte dokumenter og dokumenter uansett format eller innkomstmetode, som har verdi som dokumentasjon inn i fagsystem eller sak-arkivsystemet til Sør-Varanger kommune.