Formål:
Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Sør-Varanger kommune for håndtering av papirbeserte pasientmapper innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.
Felles rutine gjør at alle avdelinger/enheter benytter samme prosedyre for arkivering til bortsettings- og arkivdepot av pasient-/klientjournaler innenfor rammen av felles rutiner og lik behandling.
Definisjon:
Med pasientarkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om den enkelte pasient, og der informasjonen er ordnet i egne papirbaserte mapper, etter fødselsdato.
Med pasientmappe menes fysiske mapper i pasientarkivet på den enkelte pasient.
Med elektronisk lagret pasientmappe menes en pasientsak opprettet i Sør-Varanger kommunes system, Profil. Alle innen Helse og omsorg er pålagt å bruke Profil til journalføring av pasientopplysninger.
Generelt:
Rutinen gjelder arkivfaglig håndtering av dokument som inngår i pasient-/klientjournaler.
Administrativ post skal registreres og behandles i kommunens felles sakarkivsystem som er Acos WebSak.
Pasient- og klientpost skal registreres og behandles i fagsystem, Profil.
Bortsetting av papirjournaler:
Morsejournaler skal avleveres til depot når pasientjournalen er å regne som avsluttet, etter pasientens død. Morsemappene skal etter avtale avleveres Arkivtjenesten på Rådhuset, her må avdelingen/enheten ta kontakt på postmottak@svk.no for avtale.
Før mappen overleveres depot skal mappen ryddes av enheten selv for plast, stift, binders, gummistrikker, post-it lapper. Resepter, papirer vedr. økonomi/skatt skal makuleres, samme gjelder doble kopier og evt. brosjyrer. Det skal avleveres i standars gule saksomslag som er syrebehandlet. Disse skal finnes ute på enhetene, men ved behov kan disse bestilles av Arkivtjenesten.
Enhetsleder er ansvarlig for at avleveringen utføre i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale.
Transport av arkiver til Rådhuset gjøres av den enkelte enhet.
Lovhjemler:
Arkivloven
Forskrift om offentlig arkiv
Personopplysningsloven
Helsepersonelloven
Pasientrettighetsloven
Kommunale styringsdokumenter
Arkivtjenesten ved Sør-Varanger kommune
Desember 2022
