Ved Sør-Varanger kommune er det kun arkivpersonalet som har nøkler og tilgang til fjernarkivet. Ved saksbehandlers behov for eldre arkiver følger en ansatt fra Arkivtjenesten med i arkivene.

Noter i utlånsbok hva som er hentet ut fra arkivet. Merk hvor/hvilket arkiv og hvilken reol det er hentet fra. Noter også dato og hvem som har lånt dokumentene. 

For overlevering av dokumenter til utlån, bruk merket utlånsboks fra Sør-Varanger kommunes arkivtjeneste. 

• Når vi legger mapper i boksene til utlån merker vi også mappene med hvilket arkiv de tilhører før vi gir de ut. Altså er det en PPT mappe, skriv på mappen PPT, eller spesialundervisning osv.
• Utlånskort skal også settes inn der vi har hentet mappen fra.
• Og bruk gode beskrivende titler i både lånebok, og evt. på notater dere gjør i saken slik at vi letter arbeidet for oss selv når dette kommer inn igjen.

Alle utlånsbokser som benyttes skal merkes med denne teksten:

Utlånsboks fra Sør-Varanger kommunes arkivtjeneste.

Innholdet i mappene er listeført og arkivert etter arkivlovens retningslinjer.

Lånetaker er ansvarlig for innholdet fram til det er levert tilbake til arkivet.

Vi ber om at mappene returneres i samme stand og orden som de var når de ble utlånt.   

Arkivet

Forskrift om offentlige arkiv:

§ 3-10 Interne utlån, intern informasjon

Ingen saker eller dokument må fjernes fra arkivet uten at det er registrert i journal, eller markert med utlånskort i arkivet. Arkivdokument skal normalt ikke nyttes til intern sirkulasjon for informasjonsformål. Til dette bør en benytte kopier.

 § 3-11 Eksterne utlån

For å unngå at arkivmateriale går tapt, skal det ikke lånes ut saker eller dokument fra arkivet til ekstern bruk med mindre spesielle omsyn gjør dette nødvendig. I stedet kan kopier benyttes