Restanser

Saksbehandlerne har til enhver tid mulighet til å kontrollere sine egne restanser via predefinerte søk i WebSak. Restansene skal være fjernet før saksmapper returneres til arkivet for arkivlegging. Saker med uavskrevne dokumenter vil bli returnert til saksbehandler til avskrivning.

For å sikre at arkivsaker som står ubehandlet blir avsluttet eller overført til andre saksbehandlere, må det alltid taes en restansesjekk for en saksbehandler som går ut i en lengre permisjon eller slutter. Alle saksmapper skal enten returneres til arkivtjenesten eller overføres til ny saksbehandler før arbeidsforholdet opphører.

Arkivtjenesten skal kvartallsvis kjøre ut restanselister til saksbehandlerne i kommunen. Listene blir sendt ut til saksbehandlerne evt enhetsledere for rydding. Det gjelder restanselister for dokumenter med journalstatus R, J og Post til fordeling

Periodisering

Med periodisering menes at innholdet i et arkiv eller arkivserie deles inn i faste tidsperioder, også kalt journalperioden. Denne metode skal anvendes på alle arkiver i kommunen.

Periodisering anvendes først og fremst på saksarkivet og registre tilknyttet til dette. Men metoden skal også brukes på møtebøker, kopibøker og annet materiale.

Perioden i saksarkivet skal følge valgperioden, d.v.s. 4 år. Dersom en har periodisert midt i en valgperiode, treng en vanligvis ikke periodisere til det kommende valget. Møtebøker, kopibøker og regnskapsmateriale deles inn i års perioder. Sør-Varanger kommune har periodisert sine arkiv i år 2012, 2008. Skarpt arkivskille i Websak 2022.

Ved skifte av forvaltningsnivå, arkivnøkkel eller organisasjonsstruktur skal en alltid starte på ny periode (proveniensprinsippet).

Periodisering foretas ved overføring av arkivmateriale fra aktivt arkiv til bortsettingsarkiv og videre til fjernarkiv. (se periodeinndeling)

Gjennomføring av periodisering.

Når en periode slutter, setter i strek i saksarkivet. Nå skal ingen nye saker arkivlegges i den avslutta perioden. Uavsluttete saker kan overføres til den nye perioden. En skiller mellom skarp periodeskille og periodeskille med overlapping.

Skarpt periodeskille.

Skarpt periodeskille brukes ved overgang til nytt sak/arkiv system, ved endring av organisasjonsstruktur og ved skifte av arkivnøkkel.

Ved skarpt periodeskille setter vi bort alle dokumenter som ble registrert i den avslutta perioden. De saker som ikke er avslutta oppretter vi nye saker i den nye perioden og lager krysshenvisninger.

Periodisering med overlappingsperiode.

Overlappingsperiode bruker vi der saker ikke er ferdigbehandlet ved periodisering. Saken her blir da overført til den nye perioden. Vi bruker overlappingsperiode på 2 år.

Når overlappingsperioden er over, skal det ikke tilføres nye dokumenter til saken.

Sakene settes bort ved neste periodisering.